La reserva de inventario es una nueva funcionalidad aplicada al módulo de Comercial que pretende automatizar las reservas de stock que se realizan en las empresas por concepto de ventas o producción, es así como la funcionalidad se divide en dos partes
Reserva de Inventario Ciclo Ventas
Reserva de Inventario Ciclo Producción
Conceptos globales
La funcionalidad contempla la posibilidad de reservar stocks de mercadería a una bodega de reserva, la cual se identificará como tal en el mantenedor de códigos generales, pueden existir más una bodega de reserva como ninguna, eso dependerá del ciclo que se realice o de la complejidad que tenga el manejo de stock (si un solo usuario maneja el stock, no hay necesidad de implementar reserva de inventario)
Una vez definida la Bodega de Reserva, se debe de definir los ciclos correspondientes a la reserva (ventas o producción) habitualmente o por lo menos en ambos ciclos se definen las reservas a través de traspasos de bodega, la identificación de los stocks reservados se realiza por usuario, es decir si el usuario A reserva 10 productos, el Usuario B no podrá sacarlos. Las reservas además poseen una aplicación que administra dichos stocks, esto es debido a que muchas veces los usuarios no ocupan el stock reservado y estos quedan estancados en la bodega de reserva sin que nadie salvo el usuario que reserva pueda accederlos. Esta aplicación podrá, mover las mercaderías generando documentos de traspasos hacia las bodegas de origen, estos documentos se mueven con el usuario que reserva, esto es para que realmente se salde el documento de reserva para el usuario.
La aplicación debe de estar asignada a una especie de super usuario de inventario, pues él podría mover stocks reservados sin ningún tipo de validación.
Reserva de Inventario Ciclo Ventas
Para el ciclo de ventas, los documentos quedarían reflejados más o menos (podrían variar los nombres o cantidad de documentos en el ciclo) así:
Cotización de Venta, es el documento, en el cual se especifican que mercaderías se deben reservar, a que usuario y los análisis pertinentes. El documento no debe mover inventario, pues es el documento Reserva de stock es quien realiza dicha operación. En resumen, podría catalogarse como el documento de pedido de mercadería.
Reserva de Stock, es este documento que realiza efectivamente la reserva del inventario, pues tiene atributos de traspaso, es decir, mueve la mercadería que se desea reservar desde la bodega de origen (en donde se encuentran las mercaderías) a la bodega de reserva que se designe. La mercadería que mueve queda amarrada al usuario que efectúo la reserva, por lo que los despachos sólo serán permitidos a este usuario.
Despacho de venta Reserva, este documento es el que despacha la mercadería al cliente, el despacho sólo lo puede hacer el usuario que tiene mercadería reservada, y obviamente la bodega que se utiliza en este documento, es la bodega de reserva. Este documento debe mover inventario y rescatar mediante precedencia la reserva de stock anteriormente creada. (así quedarán enlazadas lo reservado (traspaso) y la venta realizada (Despacho de venta))
Factura de Venta Reserva, es el documento de facturación (igual que el ciclo normal).
Es importante recordar que si los usuarios no despachan sus reservas estas quedarán en la bodega hasta que se realice dicho despacho por el usuario que las generó.
Reserva de Inventario Ciclo Producción
Para el Ciclo de producción la reserva de inventario se aplica sin grandes cambios en un ciclo normal de Flexline, salvo los que detallaremos a continuación. El ciclo serio:
V/c Producción, a partir de la Orden de producción generada, este documento, que tiene atributos de traspaso, moverá la mercadería desde la bodega de Insumos (origen) a la bodega de producción (reserva).
Despacho de Consumos, este documento será el que efectivamente ocupe la mercadería para producción (saca físicamente la mercadería, actúa como un despacho, rebajando el stock).Este documento debe mover inventario y rescatar mediante precedencia el V/c Producción anteriormente creado.
El resto del ciclo es el ciclo normal de producción.
Administrador de Reservas
Esta aplicación permitirá la administración por parte de un usuario calificado de las reservas efectuadas por los demás usuarios del sistema, el podrá a través de esta aplicación, eliminar reservas que están estancadas por el usuario generador, contando para ello con filtros adecuados (usuario, bodega, productos, tipo de documento, número y fecha) y dos informes de Administración de reservas.