Descripción
Esta funcionalidad fue creada con el fin de poder soportar las distintas ubicaciones (divisiones, sectores, galpones, estantes, estados, etc.) que posee una bodega para almacenar existencias o productos.
En primera instancia se deben definir las tablas de ubicaciones por bodega, si las bodegas poseen distintas ubicaciones, se deben definir tantas tablas como bodegas existan para luego asociarlas a la tabla de bodega respectiva.
Funcionamiento
Las ubicaciones se ingresan en el mantenedor de códigos generales, y tienen el prefijo “BOD.UBICACION”, es decir, si desea crear una tabla de ubicaciones esta debe tener al menos el nombre de BOD.UBICACION y un sufijo (podría ser BOD.UBICACION1 o BOD.UBICACION-Bod1, etc), sólo limitado a 20 caracteres.
Una vez creados todas las tablas de ubicación, estas se deben asociar a su respectiva bodega para la cual fueron creadas (una tabla de ubicación puede ser asociada a varias bodegas). La asociación se realiza en la tabla de bodega que maneja su sistema, la cual es visible en los Parámetros de sistema. Para el ejemplo siguiente la tabla de bodega es la Gen_Bodega, en la cual, para cada bodega definida se le asocia una tabla de ubicación.
Una vez realizado el amarre de las bodegas con sus respectivas ubicaciones, se deben definir los ciclos de documentos en el mantenedor de documentos a los que va a afectar la ubicación por bodega. Es recomendable si usa ubicaciones por bodega, definir el atributo en todos los ciclos comerciales de documentos que muevan inventario o inventario proyectado, para así no tener problemas de stock de inventario.
En la lista de “detalle documentos” se encuentra el check llamado “Ubicaciones Bodega” (parte azul de la imagen), este es el que indica que los documentos manejarán ubicaciones por bodega. Una vez realizadas estas configuraciones, el sistema se encuentra listo para recibir las ubicaciones de bodega.
Como nota a nivel global, podemos señalar que los productos cuando son creados habitualmente son destinados a las bodegas y a sus respectivas ubicaciones. De esta forma sería ideal que el Flexline ERP pudiera mostrar una ubicación por defecto para cada producto en cada bodega (lo que constituye la relación producto-bodega-ubicación), lo que es factible realizar especificando la relación en documentos especiales para ello. Es decir, que en el momento de ingresar un documento con ubicaciones, el sistema me proponga la ubicación original que se le dio al producto en dicha bodega. A continuación detallamos dicho proceso.
En primera instancia se debe definir el tipo de documento con clase “Ubicaciones (i)”, en el cual se registrarán los documentos de ubicaciones de productos. El documento debe ser lo mas simple posible, recordando que la única función de estos documentos es la de registrar la ubicación por defecto de los productos en sus respectivas bodegas.
Luego de definir el documento de ubicaciones, (recordando que la configuración mínima para el documento esta dada en la imagen anterior) se deben ingresar los documentos de ubicaciones, ingresando tantos documentos como bodegas y ubicaciones posea (en rigor podría generar un solo documento trabajando con bodega x línea de detalle).
Se le especifica Bodega en encabezado, aún cuando podría también trabajar con bodegas x línea de detalle
Detalle simple, para que no se especifiquen cantidades en las líneas de detalle, sólo lo necesario, es decir, el producto, la bodega y la ubicación.
No afectan inventario, recuerde que sólo es un documento de registro de ubicaciones, por lo cual no tiene mayor incidencia en el inventario ni en el costeo.
A continuación registraremos los productos en sus respectivas bodegas y ubicaciones.
Se define el tipo de documento “Ubicaciones Bodega” definido en el paso anterior
Se asigna el numero (solo de modo referencial, pues no cumplirá ninguna otra labor que la de registrar los productos en las ubicaciones pertenecientes a la bodega)
Se especifica la bodega a la cual estamos asignando los productos/ubicaciones.
Líneas de detalle
Concepto, es el producto en cuestión.
Ubicación, es la ubicación definida para la bodega. Al pasar por la celda, el sistema desplegará una Combobox en la cual se encuentran las ubicaciones definidas para la bodega, es decir, las ubicaciones definidas en la tabla de ubicación que fue asociada a la bodega.
Comentario.
Con esto, definimos que el producto “Articulo1” para la bodega “Bodega1” se encuentra en la ubicación “Sector 1”. De esta forma, cuando se mueva inventario en la bodega “bodega 1” para el producto “Articulo 1” el sistema propondrá la ubicación “Sector 1”.
Es así como cuando queremos realizar movimientos de inventario, el sistema nos propondrá la ubicación por defecto que se le dio al producto, sin perjuicio de poder modificarla si es necesario.
Movimiento de entrada, Parte de entrada de inventario a la bodega “bodega1”
Este documento aumenta el inventario real (es sólo un ejemplo, pues podría ser cualquier documento que mueva inventario y que además posea el atributo de ubicaciones por bodega).
Al momento de especificar el producto, el sistema identifica la bodega, y busca en los documentos de ubicaciones la ubicación por defecto definida (en nuestro ejemplo es el “Sector 1” para el producto “Articulo1” en la bodega “Bodega1”)
Si se desea modificar la ubicación, se debe asignar desde la combobox de la celda de ubicaciones la ubicación que se desee.
Debido a que las ubicaciones corresponden a una especie de mini-bodega (sub-bodegas) estas también requieren el control de stocks, es por eso que si se desea sacar mercaderías de una ubicación a la cual nunca se le ha ingresado stocks, el sistema no debería permitirlo, dando un mensaje de error.
El mensaje de error especifica el producto, bodega y ubicación en donde existe el problema de stocks.
Cabe señalar que el mayor Auxiliar de Existencias no posee división por ubicaciones, si lo hace por bodegas.
El ingreso de documentos posee un visor en donde se muestran los stocks por ubicación y por bodega. Este visor, permitirá controlar los stocks por Bodega y ubicación para cada producto.
El Visor posee filtros para realizar la búsqueda del producto.
Esta disponible en la barra de herramientas del Ingreso de documentos.
El sistema Flexline ERP posee por defecto una ubicación llamada “Principal”, la cual se asocia a todas las bodegas con el fin de tener consistencia en el momento de utilizar esta funcionalidad, ya que los stocks que se han ingresado hasta la liberación de esta funcionalidad no especificaban Ubicación, por lo tanto, si se desea ocupar esta funcionalidad lo mas probable es que tengan dificultades con el conteo de stocks.
El script de actualización, posee una rutina que mueve todos los inventarios a la Ubicación “Principal”, lo que permite el uso de inmediato de la funcionalidad agregando las ubicaciones propias del usuario para cada bodega.
Si no se utilizará las ubicaciones por bodega, el sistema por defecto siempre guardará los inventarios en una ubicación por defecto llamada “Principal”.