Descripción
El proceso de Costeo determina los costos de Inventario y de Producción. Este proceso no sólo consiste en la valorización de las salidas de inventario sino a todos los cálculos relacionados con el costo.
El resumen de los procesos involucrados es:
Calcula el costeo de cada producto en base a las entradas y salidas de inventario, donde estos movimientos son los realizados mediante el Ingreso de Documentos.
Si se trabaja con el sistema de Producción, costea las Ordenes de Producción y asigna costos a las Entradas de Inventario por los productos finales. Dichas entradas a su vez afectan el costeo de las Salidas de Inventario.
También actualiza costos en base a documentos relacionados, en que el costo de un documento se traspasa a otro.
Por ejemplo en un ciclo de compras que incluye Guía de Despacho Proveedor y Factura Proveedor (en ese orden), la Guía obtiene los costos desde la Factura, es decir, la Guía no está correctamente valorizada hasta que se ingresa la factura respectiva.
Otro caso es la Guía de despacho a clientes y la Factura a clientes, en que primero se debe costear la Guía y luego se deben traspasar estos costos a la Factura.Opcionalmente reasigna los Costos Estándares a los documentos que así lo requieran, cuando dicho estándar ha sido modificado con posterioridad al ingreso del documento.
Por lo anterior el proceso consta de cuatro pasos:
Actualización de costos de documentos de entrada
Costeo de Inventario y de Producción.
Actualización de costos desde documentos de salida
Actualización de estados
Para detalles ver Casos de Costeo de Inventario.
Para el caso del costeo por método CUP, ver consideraciones sobre Ajuste Valorizado.
Para el caso del costeo por método FIFO, ver consideraciones sobre Costeo con Nota Crédito/Débito FIFO.
Consideraciones previas
Durante el proceso se bloquean todos los documentos, para evitar que se modifiquen datos mientras se están realizando los cálculos. Esto implica que no se puede ingresar documentos mientras dure el proceso.
Se actualizan los documentos del período seleccionado en el proceso. Adicionalmente por efecto del paso 3 también pueden afectarse los costos de documentos de otros periodos.
Cuando cambia la valorización (costeo) de un documento del periodo de proceso y el documento ya está contabilizado, este es marcado para rehacer la contabilización con los valores actualizados.
Al actualizar costos de documentos de otros periodos (que estén abiertos), dichos documentos son marcados para indicar que requieren actualizar el costeo, lo cual se debe hacer procesando el periodo al cual pertenecen.
Si estos documentos ya estaban contabilizados se mantiene como válida dicha centralización.Si corresponde modificar el costo de documentos que pertenecen a periodos cerrados, dicha modificación no se realiza, sólo se indica esta situación en el informe del proceso.
Una vez terminado el proceso, todos los documentos del período son marcados para indicar que ya están actualizados, es decir no serán considerados en el próximo proceso y están disponibles para una correcta contabilización.
Esta marca se elimina si posteriormente el documento es modificado.Sólo se excluyen del proceso los documentos anulados.
Los documentos pendientes de aprobación son considerados en los distintos pasos, excepto en el paso 2 de Costeo de Inventario.
0. Actualización de costo estándar en documentos
Este paso es opcional y se ejecuta solamente si se marca explícitamente esta opción en la pantalla del proceso.
Consiste en asignar los actuales valores de los costos estándares de los productos a los documentos cuyo costo se asigna con este valor. Estos documentos son aquellos en que su definición indica Calculo de Costo "Estándar".
Existen casos especiales para los documentos de producción.
Al momento de ingresar un documento de costeo estándar se asigna dicho valor, por lo cual generalmente no es necesario realizar este paso.
Si embargo si con posterioridad al ingreso se modifican los estándares, este paso permite asignar los costos estándares actualizados.
Nota: Si el costo estándar de un producto es cero se asignará en su reemplazo el último valor de costeo. Este valor corresponde al asignado al maestro de productos por el paso 2 del último costeo realizado con la opción "actualiza costo de maestro de productos".
1. Actualización de costos de documentos de entrada
Se procesan aquellos documentos que eventualmente aportan datos al proceso de costeo y cuyo costo se obtiene desde otros documentos.
En otras palabras se seleccionan los documentos (destino) cuyo cálculo de costo se basa en otros documentos (origen), donde el origen tiene en cálculo distinto de Costeo y Producción.
Por ejemplo se procesan las Guías de Despacho de proveedor, obteniendo su costo desde las Facturas de Compra. No se procesan las Facturas de Venta obteniendo el costo desde las Guías de Despacho a clientes, ya que este último documento se verá afectado por el paso de costeo de inventario.
Por lo anterior se procesan sólo los documentos que :
Pertenecen al período de proceso
Son destinos de Costo, es decir su definición indica un cálculo de costo en base a otro 'documento' (origen).
El documento Origen de Costo tiene a su vez un cálculo de costo distinto de 'Costeo' o 'Producción'
Existe algún documento Origen Costo en sus documentos previos o posteriores.
La actualización consiste en copiar los costos del Origen al Destino.
Dado que un documento puede tener varios documentos posteriores (es decir documentos que le siguen en el ciclo), el costo se calcula como el costo promedio ponderado de los costos de los documentos de origen.
Por ejemplo :
Se define un ciclo de Guía de despacho de proveedor seguido por Factura de compra, en que el primero obtiene los costos del segundo.
La factura determina el costo en base a su precio de compra.
Una mismo producto en la Guía está asociado a varias Facturas; en una factura 4 unidades a $100 y otra factura 6 unidades a $200.
Entonces el costo en la Guía es el promedio ponderado de los costos de las facturas, siendo $160 = (4*100+6*200)/(4+6).
Finalmente, para el costeo de inventario se considerarán 10 unidades a $160.
2. Costeo de inventario y de producción
El costeo de inventario consiste en valorizar las salidas de inventario en base a los stock y costos de entrada.
Para información sobre el costeo de producción ver Costeo de Producción.
Para efectos del proceso de costeo de inventario se consideran como entradas y salidas lo siguiente :
Entradas, son aquellas que su tipo de documento indica que :
Afectan al inventario real (con efecto sobre el inventario real distinto de 'ninguno')
Tienen un cálculo de costo distinto de 'Costeo'
Salidas, son aquellas que su tipo de documento indica que :
Tienen un cálculo de costo igual a 'Costeo'
Con la anterior definición pueden existir entradas y/o salidas negativas, con lo cual no sólo se pueden costear egresos de inventario sino también ingresos a inventario.
Por ejemplo una devolución de mercadería por parte del cliente (ingreso a inventario) se puede considerar como una salida negativa y así valorizarla a CUP. Para esto basta indicar para el documento un cálculo de costo por 'Costeo'.
Se procesan los movimientos del periodo que :
Son "Entradas" o "Salidas" de inventario
El documento está aprobado (si el documento no requiere aprobación se consideran como aprobadas)
El documento no está anulado.
Su producto está marcado como Costeable.
Tienen alguna Salida de inventario en el periodo (*)
Tienen algún movimiento de Entrada o Salida de inventario pendiente de procesar por el costeo. (*)
(es decir nunca procesado o modificado después del proceso de costeo)
(*) Si como opciones del proceso se indicó actualizar el costo del maestro de productos, el proceso se realizará aunque no se cumplan las condiciones 5 y 6, con la única finalidad de actualizar dicho valor en el producto.
Uno de los métodos de costeo aplicado es CUP o Costo promedio ponderado.
Se calcula en base a las "Entradas" de Inventario y se asigna a las "Salidas".
El algoritmo aplicado es, para cada día :
( STOCK i-1 * CUP i-1 ) + (ENTRADA i * CU i ) CUP i = --------------------------------------------- STOCK i-1 + ENTRADA i
STOCK i = STOCK i-1 + ENTRADA i - SALIDA i
donde: STOCK i = stock acumulado del producto a la fecha CUP i = costo unitario promedio del producto a la fecha ENTRADA i = cantidad total de las entradas para esa fecha SALIDA i = cantidad total de las salidas para esa fecha CU i = precio unitario promedio ponderado de las Entradas
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El otro método de costeo utilizado es FIFO (first in - first out) que es el primero en entrar, primero en salir
Se calcula asignando el costo de cada entrada con su salida pertinente.
3. Actualización de costos desde documentos de salida
Se procesan aquellos documentos que eventualmente fueron modificados por el proceso de costeo y cuyo costo se debe asignar a otros documentos.
En otras palabras se seleccionan los documentos (origen) con cálculo de costo igual a Costeo o Producción y que deben traspasar sus costos a otros documentos (destino).
Esta selección es el complemento de lo realizado en el paso 1.
Por ejemplo se procesan las Guías de Despacho a cliente (origen de costo), copiando su costo a las Facturas de Venta (destino de costo).
Por lo anterior se actualizarán los documentos que :
Son destinos de Costo, es decir su definición indica un cálculo de costo en base a otro 'documento' (origen).
El documento Origen de Costo tiene a su vez un cálculo de costo igual a 'Costeo' o 'Producción'
Existe algún documento Origen de Costo, ya sea en sus previos o posteriores, que pertenece al período de proceso.
Nótese que en esta selección pueden entrar documentos de otros periodos, dado que un documento costeado puede afectar a documentos de distintos periodos.
Si el documento a actualizar pertenece a un periodo cerrado no se modificará.
La actualización consiste en copiar los costos del Origen al Destino.
Al igual que en el paso 1, se debe considerar que un documento puede tener varios documentos posteriores (es decir documentos que le siguen en el ciclo), por lo que el costo se calcula como el costo promedio ponderado de los costos de los documentos de origen.
Por ejemplo :
Se define un ciclo de Factura de Venta seguido por Guía de despacho a clientes (facturación anticipada en ventas), en que el primero obtiene los costos del segundo.
La Guía determina su costo en base al proceso de Costeo.
Una mismo producto en la Factura está asociado a varias Guías; en una guía 4 unidades costeadas a $100 y otra guía 6 unidades costeadas a $200.
Al menos una de las guías pertenece al periodo de proceso.
Entonces el costo en la Factura es el promedio ponderado de los costos de las Guías, siendo $160 = (4*100+6*200) /(4+6).
4. Actualización de estados
Si se modifican costos de documentos del periodo de proceso que ya están contabilizados, se marcan estos para rehacer la centralización.
Todos los documentos del período se marcan como valorizados, para que posteriormente puedan ser centralizados.
Esta marca se pierde si el documento es modificado por algún usuario.