A partir de las órdenes y facturas de compras ingresadas en el módulo comercial, se entrega información relevante para realizar un ciclo de aprobación del pago de las facturas en el módulo de Tesorería, en el proceso de preparación y posterior generación de nómina de pago de proveedores.

Procedimiento

Para comenzar con el proceso, se inicia con la información de los documentos comerciales orden y facturas del ciclo de compras.

Información de orden de compra con su respectivo formato de impresión:

Información de la factura de compra, con su respectivo adjunto PDF original recibido del proveedor:

A continuación, en la preparación de Tesorería se permite generar un ciclo de aprobación por monto y por secuencia de aprobación de hasta 5 niveles de aprobación.

También cuenta con la posibilidad de visualizar por cada preparación los siguientes documentos en un solo PDF:

· Comprobante de la nómina a generar.

· Orden de compra de cada documento a pagar.

· Documento original adjunto en la factura de compra.

Esta funcionalidad permite a cada aprobador, ver en detalle la información de los documentos comerciales del ciclo de compras que componen la preparación.

Además, el sistema cuenta con un historial de aprobaciones para realizar el seguimiento, exportable a Excel para cumplir con temas de auditoría.

Por cada aprobación, se envía una notificación por sistema y por correo al usuario responsable de la siguiente aprobación, en caso de rechazo se envía la notificación al primer aprobador para realizar las modificaciones correspondientes y volver a comenzar el ciclo de aprobación de la preparación.

Para finalizar el proceso, el comprobante contable generador por el pago de la nómina de proveedores tendrá adjunto el documento PDF que los usuarios del ciclo utilizaron para dar la aprobación.