Para hacer el ingreso de un bien a Manager Activo Fijo se ingresar al menú Activo Fijo / Incorporación / Incorporación de bienes

Y se tiene acceso a la pantalla de ingreso de datos donde se individualiza el activo

Los datos para ingresar son:

• Código de bien: Campo alfanumérico obligatorio de largo máximo 30 caracteres, es único e irrepetible, en caso de estar marcada la parametrización general del sistema que usa correlativo en la codificación del bien la aplicación le asignará un numero de 1 a n.

• Código de barra: Campo alfanumérico opcional de largo máximo 50 caracteres

• Código Alternativo: Campo alfanumérico opcional de largo máximo 50 caracteres

• Descripción: Campo alfanumérico obligatorio de largo máximo 200 caracteres

• Grupo: Campo alfanumérico obligatorio de largo máximo 10 caracteres

• SubGrupo: Código del SuGrupo asociado al Grupo al que pertenece el activo

• Ubicación: Emplazamiento del bien dentro de la empresa

• Estado: Situación al incorporarse a la aplicación, los estados posibles son: Ingresado, Alta, Paralizado o Fusionado

• Responsable: Personal responsable de la custodia del activo

• Tipo de Alta: Que puede ser APER (usada por defecto) o los otros tipos ingresados por el usuario, de donde el sistema traerá la cuenta puente asociada al alta.

Posteriormente a la pantalla de datos contables

Aquí los datos a ingresar son los siguientes:

• PCGA Vida Útil Inicial: Cantidad de meses iniciales del Activo

• PCGA Saldo de vida útil: Saldo de vida de útil con el cual comienza a operar dentro del sistema, si el bien está totalmente depreciado es cero

• PCGA Tipo de depreciación: Siempre Meses

• PCGA Valor Incorporación: Valor de ingreso al sistema, si es bien con historia debe venir con la corrección monetaria adicionada

• PCGA Valor residual: Valor de desecho del bien PCGA tributario valorado de $1

• PCGA Valor Libro: Corresponde al Valor de incorporación en el caso de un bien nuevo, en caso de un bien con historia corresponde al Valor Neto (Valor de Incorporación - Depreciación Acumulada), si el bien está totalmente depreciado es igual al valor residual

• PCGA Fecha último valor libro: Fecha de la compra en un bien nuevo y fecha de mes anterior al ingreso al sistema en caso de bien

• PCGA Fecha de ultimo proceso: No se llena, el sistema se encarga de completarlo con la fecha actual en que se ejecutó el proceso

• PCGA Fecha de incorporación: Fecha de Incorporación al sistema

• PCGA Fecha de Iniciación corrección monetaria: Fecha de Inicio de Corrección monetaria, en un bien nuevo mes siguiente al de incorporación, en un bien con historia igual a la fecha de Incorporación ´para que corrija como un capital inicial

• PCGA Fecha de inicio depreciación: Fecha en la que se comenzara la depreciación del activo

• Fecha de Baja: No se llena, en caso de baja el bien quedara marcado

• PCGA Corrección monetaria acumulada: No se llena, columna solo ocupada por cálculos del sistema

• PCGA Depreciación acumulada: Se llena solo en caso de bienes incorporados con historia (siempre en bienes antiguos) y debe tener adicionada la corrección monetaria

• PCGA Depreciación del ejercicio: No se llena, columna solo ocupada por cálculos del sistema

• PCGA Corrección monetaria de la depreciación acumulada: No se llena, columna solo ocupada por cálculos del sistema

• Afecto al Crédito: Marca que sirve para indicar aquellos bienes que son nuevos, y que estarán afectos al crédito del Activo Fijo

• Asignación de centro de costo: Centro de costo y porcentaje que tiene asociado dentro del bien, debe sumar 100%.

Para el ingreso de los datos del PCGA el sistema valida los siguientes campos:

Se indican llenar los del IFRS cuando este marcado en la Parametrización General Tributario más IFRS, de ser solo tributario se deshabilitarán estos campos y no será necesario ingresarlos.

Datos Contables para el IFRS:

Aquí los datos por ingresar en IFRS son los siguientes

• Vida Útil Inicial IFRS: Cantidad de meses iniciales del Activo

• Saldo de vida útil IFRS: Saldo de vida de útil con el cual comienza a operar dentro del sistema, si el bien está totalmente depreciado es igual cero

• Valor residual IFRS: Valor del bien al final de su vida útil, en caso de IFRS es un valor distinto de 1

• Valor Libro IFRS: Corresponde al Valor de incorporación en el caso de un bien nuevo, en caso de un bien con historia corresponde al Valor Neto (Valor de Incorporación - Depreciación Acumulada, en caso de un bien totalmente depreciado es igual al valor residual

• Fecha último proceso IFRS: Este valor no debe informarse, es de uso exclusivo del sistema y muestra hasta qué periodo se ha calculado el IFRS para ese bien

• Deterioro: Importe del Deterioro asociado al bien

• Depreciación IFRS: No se llena, columna solo ocupada por cálculos del sistema, corresponde a la depreciación

• Valor Incorporación IFRS: Valor de ingreso al sistema,

• Fecha de ultimo valor libro IFRS: Este valor no debe informarse, es de uso exclusivo del sistema y muestra la fecha en que se corrió proceso

• Fecha de inicio de Proceso IFRS: Debe ingresarse la fecha desde cuando se inician los procesos del IFRS

• Depreciación Acumulada IFRS: En caso de un bien con historia es la depreciación acumulada que trae del ejercicio anterior

Acá es importante señalar que en IFRS, si bien es cierto la pantalla de ingreso de datos contables es compartida con PCGA, el sistema comprende que no debe corregir monetariamente y procesa en forma lineal y valida en el ingreso de los datos correspondientes, con el siguiente mensaje:

• Flag de Nuevo: Debe marcarse cuando un bien es compra en el ejercicio y estará afecto al Crédito del Art 33

• Asignar Centro de Costo: Se asocia los centros de costos relacionados al bien hasta completar el 100%

Datos de Compra

En este punto es necesario poner mucha atención, ya que, aunque la fecha de compra se ve un dato casi opcional éste es obligatorio desde esta pantalla de donde el sistema reconoce cuando un bien viene de otro ejercicio y por lo tanto debe ser considerado para cálculo de corrección monetaria con tratamiento de Capital Inicial.

Datos Técnicos: El llenado de estos datos es opcional y puede ser editado cuantas veces sean necesarias.

Al finalizar el ingreso de datos dar aceptar.

Al abrir un bien se ha dispuesto un botón en donde se puede imprimir en PDF su ficha:

La cual contiene toda la información acerca del bien:

Uso de la bitácora

Se incorporó a la pantalla de visualización de bienes una bitácora, la cual entrega la trazabilidad de las acciones que los usuarios realizan sobre el bien. La ruta es la siguiente:

INICIO / ACTIVO FIJO / INCORPORACION / LISTADO DE BIENES (opción para bienes ya ingresados que nos lleva directo a la incorporación del bien. Una vez desplegada la carátula se debe pinchar el botón “Bitácora de Bien”

Automáticamente se habilitará un reporte en PDF

Es importante entender que las acciones que están siendo parte de la traza son las que se gatillan desde la pantalla de bienes, los procesos de cálculos de PCGA e IFRS y las cargas masivas de bienes. Por cada acción se muestra:

• La fecha del proceso y hora

• Una descripción o detalle de la acción

• La tabla que fue modificada

• El usuario que lo realizó

• La acción ejecutada

Para efectuar el proceso de carga masiva de bienes se debe ir a Activo Fijo / Incorporación / Incorporación masiva.

Para esto el sistema pone a disposición del usuario un archivo csv que servirá de base para la importación y además una Nota Técnica con la descripción de cada uno de los campos con sus características, tipos de de dato, validaciones, etc.

Por ende, debemos descargar el archivo con el formato para importar los bienes.

Descargar la nota técnica para la incorporación masiva.

La descripción de los campos es la siguiente:

• GRUPO: Código del Grupo al que pertenece el bien

• SUBGRUPO: Código de Subgrupo del bien

• BIEN PADRE: Código del bien principal al que está asociado el bien

• CÓDIGO: Código del Bien que se está importando (es único dentro del sistema)

• DESCRIPCIÓN: Especificación del activo (es único dentro del sistema), campo de tipo varchar de hasta 300 caracteres de largo

• CÓDIGO DE BARRA: De existir se informa, campo de tipo varchar de hasta 50 caracteres de largo

• CÓDIGO ALTERNATIVO: De existir se informa, campo de tipo varchar de hasta 50 caracteres de largo

• UBICACIÓN: Código del emplazamiento del bien dentro de la empresa parametrizado en sistema

• CENTRO COSTO: Código del centro de costo asociado al bien informado, proviene de Manager Time

• ESTADO: Código del Estado del bien, pueden ser INGR, ALTA, BAJA, y PARAL

• VIDA ÚTIL INICIAL: Cantidad de meses iniciales de vida útil dada al bien, de no tenerse la cantidad al inicio del ejercicio de incorporación o bien 1, no puede informarse en 0

• VIDA UTIL INICIAL IFRS: Cantidad de meses iniciales de vida útil dada al bien para e l IFRS, de no tenerse la cantidad al inicio del ejercicio de incorporación o bien 1, no puede informarse en 0

• SALDO VIDA ÚTIL: Saldo de vida útil en meses para PCGA para el ejercicio de incorporación, el cual se utilizará para el cálculo de la depreciación, si bien está totalmente depreciado su valor es cero

• SALDO VIDA UTIL IFRS: Saldo de vida útil en meses para IFRS para el ejercicio de incorporación, el cual se utilizará para el cálculo de la depreciación, si el bien está totalmente depreciado su valor es cero

• TIPO VIDA ÚTIL: Siempre MESES

• UNIDAD DE MEDIDA DE VIDA ÚTIL: Siempre MESES

• PRECIO DE COMPRA: Valor de Compra del Bien

• MONEDA DE COMPRA: Unidad monetaria de valoración del bien

• VALOR DE INCORPORACIÓN: Valor de ingreso al sistema para PCGA, en caso de ser un bien con historia este valor debe incluir la corrección monetaria acumulada al Valor Libro

• MES DE INCORPORACIÓN: Mes de incorporación del bien al sistema

• AÑO DE INCORPORACIÓN: Ejercicio de incorporación del bien al sistema

• VALOR RESIDUAL: Monto de valorización del bien al término de su vida productivo para PCGA, en tributario es 1 peso.

• VALOR RESIDUAL IFRS: Monto de valorización del bien al término de su vida productivo para IFRS.

• VALOR LIBRO: Campo utilizado para PCGA, corresponde al valor de incorporación en caso de un bien nuevo, en caso de tratarse de un bien con historia es el resultado del Valor Incorporación corregido, menos la depreciación acumulada corregida, si bien está totalmente depreciado su valor es igual al valor residual

• VALOR LIBRO IFRS: Campo utilizado para IFRS corresponde al valor de incorporación en caso de un bien nuevo, en caso de tratarse de un bien con historia es el resultado del Valor Incorporación IFRS menos la depreciación acumulada IFRS, si bien está totalmente depreciado su valor es igual al valor residual para el IFRS

• FECHA ÚLTIMO VALOR LIBRO: Mes día año del ultimo valor libro del bien

• CORRECCIÓN MONETARIA ACUMULADA: Siempre cero

• DEPRECIACIÓN ACUMULADA ACTUAL: Dato para PCGA, en caso de bien nuevo es cero, en caso de bien con historia corresponde a la depreciación acumulada corregida. Este dato debe informarse siempre en bienes antiguos

• CORRECCIÓN MONETARIA DE LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA: Siempre cero.

• MES INICIO CORRECCIÓN MONETARIA: Campo utilizado para PCGA, en caso de bien nuevo es el mes posterior al de incorporación, al tratarse de un bien con historia es igual al mes de inicio de corrección monetaria (bien del capital inicial)

• AÑO INICIO CORRECCIÓN MONETARIA: Campo utilizado para PCGA, Ejercicio de inicio de corrección monetaria

• MES INICIO DE LA DEPRECIACIÓN: Campo utilizado para PCGA, mes de inicio del cálculo de la depreciación

• AÑO INICIO DE LA DEPRECIACIÓN: Campo utilizado para PCGA, mes de inicio del cálculo de la depreciación

• MES DE BAJA: Informar en blanco

• AÑO DE BAJA: informar en blanco

• MES ÚLTIMO PROCESO: Reservado para calculo IFRS, se informa en blanco

• AÑO ÚLTIMO PROCESO: Reservado para calculo IFRS, se informa en blanco

• MES ULTIMO PROCESO IFRS: Reservado para calculo IFRS, se informa en blanco

• AÑO ULTIMO PROCESO IFRS: Reservado para calculo IFRS, se informa en blanco

• CÓDIGO MOTIVO DE ALTA: Código asociado al alta configurada en sistema, del cual trae la cuenta contable, por defecto sistema obedece al código APER, se valida que exista en la configuración del sistema

• CÓDIGO MOTIVO DE BAJA: Se informa en blanco a menos que se esté informando un bien

• RESPONSABLE: Código del responsable de la custodia del bien dentro de la empresa

• FECHA ASIGNACIÓN RESPONSABLE: Dia mes año de la asignación al responsable

• RUT PROVEEDOR: Informar Rut del proveedor del bien, en caso de no tenerse se informa en blanco

• NÚMERO FACTURA DE COMPRA: Número de la factura o documento asociado a la adquisición

• FECHA DE COMPRA: CAMPO IMPORTANTISIMO PARA PCGA, día mes año de la adquisición, la cual indicará al sistema cuando tratar a un bien como capital inicial para efectos de corrección monetaria

• MARCA: Dato opcional, si no se tiene no se informa

• MODELO: Dato opcional, si no se tiene no se informa

• COLOR: Dato opcional, si no se tiene no se informa

• FECHA DE FABRICACIÓN: Dato opcional, si no se tiene no se informa

• NÚMERO DE SERIE O MOTOR: Dato opcional, si no se tiene no se informa

• GARANTÍA: Dato opcional, si no se tiene no se informa

• DEPRECIACION ACTUAL IFRS: Dato exclusivo de sistema siempre cero

• DETERIORO: Importe del Deterioro IFRS que está asociado al bien al momento de incorporación

• NUEVO: Campo utilizado en PCGA para informar si el bien está afecto a crédito del activo fijo en el ejercicio de incorporación (0 ó 1, 1 indica nuevo)

• OBSERVACIONES: Opcional, algún detalle de interés para la empresa

• MES PROCESO IFRS: Mes de inicio de proceso para cálculo IFRS

• AÑO PROCESO IFRS: Ejercicio de inicio de proceso para cálculo IFRS

• DEPRECIACION ACUMULADA IFRS: En caso de informar bien con historia corresponde al valor de la Depreciación acumulada al inicio del ejercicio. Este dato debe informarse siempre en bienes antiguos

• UGE: Este dato es opcional y corresponde a la Unidad Generadora de Efectivo asociada al bien que se está informando.

Importante, en la columna DESCRIPCIÓN están permitidos: letras (excepto la ñ) y números /-$@._-,()&*.

Ejemplos de caracteres no permitidos

' É Ú ª Ì Ò ó } ¥ " “ +

En ninguna columna se permite; ya que se lee internamente como un salto de columna Seleccionar el archivo para realizar la carga.

Agregar archivo para realizar la carga y se visualiza el archivo por pantalla

Muy importante, el ejemplo tiene a propósito bienes con código duplicado y que el sistema es capaz de reconocer:

Corregimos entonces nuestro archivo agregamos y subimos:

Se informa del avance de la carga

Una vez creados los bienes el sistema lo indica informando el número de bienes importados:

Validaciones de Carga Masiva de Bienes mediante archivo csv

Para evitar problemas en los datos de carga se ha habilitado en la carga masiva de bienes un validador adicional, el cual permite detectar de manera temprana cualquier inconsistencia encontrada, ya sea de valores inconsistentes para archivo informado o valores no permitidos en cada uno de los campos. Este resultado puede verse por pantalla y/o ser exportado a planilla csv, en donde se detalla línea a línea el inconveniente encontrado en el validador. Cabe señalar que no importará el archivo mientras éste no sea corregido.

Si lo vemos por pantalla debemos desplazarnos al final del último campo y revisar

O bien dar click a botón de Exportar Errores:

Las validaciones que podemos encontrar son las siguientes:

Adicionalmente a las anteriormente enunciadas hemos agregado una validación especial para cuando un bien está afecto a depreciación y ya ha terminado su vida útil.

Por lo tanto, se verificará lo siguiente:

- Si saldo vida útil = 0, el valor Libro debe ser igual a valor residual

- Si saldo vida útil IFRS = 0, el valor Libro IFRS debe ser igual a valor residual IFRS

Para hacer la carga de los bienes históricos en el sistema inyectaron dichos datos mediante una carga masiva, para esto se muestra un ejemplo de carga con los datos más relevantes y las consideraciones que debemos tener. Siempre que partimos comenzamos el primer mes del ejercicio, ya que los bienes históricos necesitan corregirse por el factor del capital inicial y además ya se encuentran contabilizados, por lo cual utilizaremos el motivo de alta APER y el estado Activado, con lo cual nos aseguramos de no contabilizar dicha incorporación.

Ejemplo:

Supuestos:

Se comenzará a utilizar M8 desde el ejercicio 2018.

Se informa de un bien con datos históricos

Fecha de Compra del Bien 01-01-2016

Valor de Compra 650.000

Los valores del activo son los siguientes:

Valor PCGA del Activo a Inicios del Ejercicio 2017 700.000

Valor IFRS del Activo a Inicios del Ejercicio 2017 900.000

CM Del Libro al 31-12-2017 100.000

Vida Histórica del PCGA en Meses 48

Vida Histórica del IFRS en Meses 60

Saldo Vida útil PCGA 24

Saldo Vida útil IFRS 36

Depreciación Acumulada PCGA al 31-12-2017 200.000

Depreciación Acumulada IFRS al 31-12-2017 300.000

Corrección Monetaria de la D. Acumulada. al 31-12-2017 70.000

Valor Neto PCGA al 31-12-2017 530.000

Valor Neto IFRS al 31-12-2017 600.000

Valor Residual PCGA 1

Valor Residual IFRS 20.0000

Detalle de Valores relevantes en archivo:

Para sacar un listado bienes se debe ir a Activo Fijo / Incorporación / Listado de Bienes. Se filtra siempre por fecha de incorporación y algún otro criterio que se necesite:

Se puede exportar a Excel tanto la versión reducida como la normal, Ejemplo de reducida:

Se recomienda la normal, ya que contiene más datos del origen de la carga y el estado actual del bien:

Los Datos son:

Es muy importante recordar que es mediante esta opción mediante la cual se puede abrir nuevamente la ficha del bien una vez creado (dando click en la descripción), pudiendo revisar en cualquier momento sus datos, cambiando datos técnicos, modificando datos manualmente cuando el bien está en estado ingresado.

¿Como eliminamos un bien? Solo si está ingresado, se puede eliminar manualmente por esta opción, visualmente se habilita un check box frente al bien y el botón de Eliminar Seleccionados.