Esta opción permite estructurar el Plan de Cuentas de la empresa de tal modo que a partir de él se generen todos los movimientos contables tanto de este sistema como de los sistemas relacionados (Tesorería, Recursos Humanos, etc.)

Como principal característica del Plan de Cuentas de Flexline ERP podemos destacar su flexibilidad para adaptarse a diferentes tipos de empresas y rubros. Permite incorporar un máximo de 6 niveles y 650 cuentas por cada uno de ellos con imputación a partir del segundo nivel.

El plan de cuentas es presentado en una estructura de árbol lo que facilita su análisis y definición.

Si consideramos que un plan de cuentas puede tener como máximo seis niveles, podemos señalar que existen distintas alternativas para crear la estructura de éste. A continuación, se sugieren distintas alternativas factibles de considerar:

Una estructura de cuatro niveles se descompone en tres niveles no imputables y un nivel para cuentas de imputación:

· Naturaleza : Activos
· Clase : Activo Circulante
· Grupo : Disponible
· Cta. Imput. : Caja Central

Una estructura de cinco niveles se descompone en cuatro niveles no imputables y un nivel para cuentas de imputación:

· Naturaleza : Activos
· Clase : Activo Circulante
· Grupo : Disponible
· Cuenta : Cajas
· Cta. Imput. : Caja Central
· Cta. Imput : Caja Sucursal

Una estructura de seis niveles se descompone en cinco niveles no imputables y un nivel para cuentas de imputación:

· Naturaleza : Activos
· Clase : Activo Circulante
· Grupo : Disponible
· Cuenta : Cajas
· SubCuenta : Caja Moneda Nacional
· Cta. Imput. : Caja Local 1
· Cta. Imput. : Caja Local 2

La empresa debe seleccionar una de las alternativas, analizando las posibilidades que cada una de ellas proporciona para el control de la información que proviene de las transacciones comerciales de la empresa. Para esto es recomendable analizar tanto las cuentas de balance (activo y pasivo) como las cuentas de resultado (ingresos y gastos) y considerar aquella que permite incorporar todos los niveles necesarios.

Es recomendable utilizar una estructura homogénea en cuanto a cantidades de niveles se refiere en una misma naturaleza (todas las cuentas tienen la misma cantidad de niveles)

Estas cuentas no aceptan movimientos, y su objetivo es representar conceptos tales como:

· Naturaleza
· Clase
· Grupo
· Cuenta
· Subcuenta

Según sea la asignación que considere la empresa. Este tipo de cuentas no consideran análisis adicional.

El objetivo de estas cuentas es representar el último nivel dentro de la definición del plan de cuentas contable. Por lo tanto, esta es la cuenta que recibe todos los movimientos que provienen de las operaciones que realice la empresa. Este tipo de cuentas considera la asignación de análisis según los requerimientos de información y desagregación de la empresa (Centros de Costo, Item de Gastos, Vendedores, etc.).

El plan de cuentas contables posee atributos o conceptos variables que permiten una optimización de su estructura. Estos atributos permiten, además, una mejor estructuración de la información agilizando las consultas y análisis a las transacciones contables, realizadas tanto por Contabilidad como por el sistema de Gestión conectado a esta base de datos. Así mismo, se puede indicar al sistema que una o más cuenta participará en algún proceso predefinido.

Es importante indicar que los procesos de Corrección Monetaria y de Diferencia de cambio son excluyentes entre sí.

El Plan de Cuentas permite asignar los siguientes atributos fijos a una cuenta:

Existe la potencialidad de definir y asignar 40 atributos variables, de los cuales 20 corresponden a análisis de tipo tabla y 20 a análisis referenciales (datos asociados sin validación.). Es de gran importancia el tener en consideración que para poder agregar atributos de tipo tabla es necesario crear esta tabla utilizando el mantenedor de tablas de códigos y a continuación, utilizando la aplicación Mantención de Parámetros indicar al sistema que considere este nuevo análisis como válido para el sistema.

Generalmente se utilizan para asociar códigos legales, distribuciones, clasificaciones, etc, es decir, permiten crecer en la calidad del análisis a realizar posteriormente, sin embargo, es necesario tener en cuenta que se deben asignar de manera racional para no perder agilidad al momento de ingresar las contabilizaciones. Los análisis más utilizados y comunes para casi todos los rubros de empresas son:

La codificación utilizada para crear los códigos de una tabla de análisis es libre y no tiene restricciones más que los 20 caracteres alfanuméricos.

Existe la posibilidad de configurar atributos que contemplen el registro de cantidades, fechas y otros datos anexos que se deseen almacenar.

En esta pantalla se presentan las cuentas contables como un árbol, donde cada nodo (elemento del árbol) representa a un tipo de cuenta, pudiendo estos extenderse hasta seis niveles.

Los nodos de un árbol poseen un nombre que permite al usuario identificar cada cuenta, por ejemplo, un nodo puede representar Activos y todos sus subnodos, identificar a todas las cuentas que son parte de él, como Activo Circulante, Activo Fijo, etc.

Se pueden identificar las cuentas no imputables de las que sí lo son por el icono asociado y su distribución. Las cuentas de imputación se encuentran generalmente en el último nivel del plan de cuentas. No existe obligatoriedad de crear cuentas imputables en un nivel determinado, es decir a partir del segundo nivel se pueden crear cuentas imputables, aún cuando exista en ese nivel otra cuenta no imputable, sin embargo, para efectos de orden se sugiere que las cuentas de imputación se encuentren al mismo nivel.

Las ramas del árbol pueden crecer u ocultarse, de acuerdo a sus necesidades, esto se realiza a través de lo que se denomina Expandir o Contraer una rama (con doble click sobre un nodo o subnodo).

1.1. Administración del Árbol

La forma de administrar el árbol es la siguiente:

a. Para seleccionar una rama o elemento del árbol

Arrastre el mouse hasta que el puntero esté sobre el elemento deseado y haga click sobre él, o bien, utilice las flechas de dirección.

b. Para contraer o expandir una rama

Arrastre el mouse hasta una rama contraíble, ubique el puntero sobre la carpeta (1) y haga doble clic, o bien, con los (+) y (-) según se requiera.

c. Operación con cuentas.

Arrastre el mouse hasta un nodo, ubique el puntero sobre el nombre del nodo en la opción que desea realizar, Editar la cuenta contable, Buscar, Agregar o Eliminar la Cuenta contable. También una vez que se ha seleccionado el nodo, haga doble click en la opción utilizando el menú cuentas, o utilizando el botón del teclado de llamada a menús contextuales para acceder a la opción deseada.

Al agregar una nueva cuenta se deben completar los campos indicados en el formulario, al Aceptar si están todos los datos ingresados en forma correcta el sistema guardará la nueva cuenta contable, el cual se verá una vez creada en el árbol de cuentas.

d. Impresión del Plan de cuentas.

Para realizar la impresión del plan de cuentas, se debe seleccionar el formato y pulsar la opción deseada, los formatos pueden ser redefinidos utilizando para ello el pintador de reportes incorporado en el producto o directamente con Crystal Report si se poseen licencias de uso.

e. Ordenamiento del Plan de cuentas.

Para ordenar la estructura del plan de cuentas, se debe seleccionar en Administración el orden requerido, los cuales son:

Código Interno: Ordena la estructura del árbol por el código interno (Por defecto marcada).

Alias Cuenta: Ordena la estructura del árbol por el alias de la cuenta.

Codificación interna del plan de cuentas

Dependiendo del nivel en donde es creada la cuenta contable, se habilita el recuadro correspondiente a los dos dígitos disponibles para asignar, el sistema asigna de manera secuencial una correlación numérica, 01 al primero, 02,03, etc. sin embargo, si se requiere crear más de 99 nodos se puede utilizar la combinación de Letras con números (0A, 0B, 0C, etc.), extendiendo la cantidad de combinaciones posibles aproximadamente a 650 nodos. A continuación del código interno existe una consulta de ayuda que permite visualizar cuales combinaciones se encuentran ocupadas. Es importante tener en consideración de que no existe la obligatoriedad de seguir un orden secuencial y es factible el reservar espacios para la creación de futuras cuentas.

Modificación de atributos y procesos asociados a una cuenta contable

Si la cuenta no ha sido utilizada (sin registro contable), esta puede ser modificada en su totalidad e incluso eliminada, se puede cambiar la obligatoriedad de ingreso de análisis, es decir:

Es de gran importancia tener en cuenta que una vez que está siendo utilizada una cuenta, a ésta sólo se le podrá modificar las siguientes características:

Se debe considerar que una Cuenta Banco puede ser asociada a dos Cuentas Contables, pero sólo una de ellas debe ser con atributo Conciliación, si no es así el sistema enviará mensajes indicado que se haga lo correcto.

El atributo Imputación Automática indica que la cuenta está reservada sólo para Imputaciones Automáticas. Si éste atributo está marcado en el Mantenedor de Comprobantes no se mostrarán tales cuentas, para no permitir registrar imputaciones. Este atributo no puede ser marcado para cuentas que presentan movimientos, en caso de ser marcado se mostrará un mensaje y el atributo volverá a quedar desmarcado, para el caso que esté marcado el atributo y registren movimientos, no se podrá desmarcar.

Sin embargo, es posible realizar cambios mayores a cuentas contables que se encuentren activas y con contabilizaciones, pero para ello es necesario que el usuario de sistema tenga activado un parámetro que adiciona a las atribuciones otorgadas por la seguridad de aplicaciones de Flexline ERP la autorización de efectuar operaciones como administrador del plan de cuentas, para ello el usuario debe poseer en el registro de seguridad el parámetro 'CONTABADMIN'.

Operaciones permitidas para el administrador del plan de cuentas

El administrador tiene el privilegio de poder quitar y agregar análisis sin discriminación, pero siempre conservando la consistencia de la información, es decir, si agrega a una cuenta contable el atributo obligatorio de análisis de centro de costo es necesario asignar a todos los registros contabilizados un centro de costos por lo que el programa pedirá del grupo existente la selección del dato a aplicar a todos los movimientos contables, ya sea que se encuentren en las tablas de paso (denominación GEN) o las tablas definitivas (denominación CON). Así mismo al momento de quitar un análisis, el programa quitara la información que se encuentra registrada en todos los registros contables que corresponda.

El administrador es el único que puede dejar inactiva una cuenta (cerrar).

Configuración para Localización Perú

Cuando se trate de una empresa parametrizada para Perú, estarán disponibles los conceptos "Código de Banco" y el "Tipo de Cuenta Bancaria" que sirven para registrar datos adicionales asociados a la Cuenta Bancaria ingresada en la cuenta imputable seleccionada. La importancia de su uso es para Tesorería (Nómina de Proveedores).

Configuración de Estados financieros IFRS

Si en la empresa hay usuarios que tengan permiso para utilizar la aplicación Informes Financieros IFRS, aparecerá la carpeta "IFRS", donde cada cuenta contable (imputable) será capaz de tener una configuración para cada informe de Estado financiero.

Para cada cuenta contable imputable, es posible configurar los siguientes estados financieros:

Para configurar estos estados, se debe seleccionar inicialmente una cuenta imputable, seguidamente se elige el estado deseado y la aplicación mostrará la estructura del mismo, permitiendo seleccionar solo los conceptos en donde pueda participar la cuenta.

Opciones:

Generación de Archivo CSV carga diccionario de cuentas Acepta: Esta funcionalidad permite generar un archivo CSV con el diccionario de cuentas con la homologación de códigos internos de cuentas con la codificación estándar del SII, necesario para la integración con el sistema Acepta Libros Contables (Contabilidad Electrónica SII). Para usar esta funcionalidad debe acceder desde la barra de herramientas opción “Exportar CSV Cuentas Contab. Elect.”

El orden de las columnas en la generación del archivo es el siguiente:

Cabe mencionar que la exportación del diccionario de cuentas sólo considera las cuentas que posean cuenta asociada Contabilidad Electrónica.

Nota: Los código del SII para las cuentas están definidos en la tabla "CONELEC_CODCTACTESII" donde campo texto indica clasificación de cuenta (1 Activo, 2 Pasivo, 3 Patrimonio, 4 Perdidas y Ganancia).

Los permisos para que el usuario pueda ingresar a esta aplicación y realice ciertas operaciones privilegiadas se otorgan mediante la aplicación de seguridad y auditoria, considerando la siguiente información:

Nombre del componente: MantenPlanCuenta

Permisos: Privilegios para Leer (R), Grabar (W), Ejecutar (X) y Eliminar (D), con el significado estándar de todas las aplicaciones de ingreso de datos.